Recruiting ist ein Vollzeitjob, trotzdem machen ihn sehr viele „nebenbei“. So zumindest das Ergebnis einer Studie, die ich 2017 und 2018 mit Kooperationspartnerinnen durchgeführt habe. Kein Wunder, dass mich viele Teilnehmerinnen meiner Workshops nach Tipps und Tricks fragen, wie sie im Recruiting produktiver arbeiten können.

Getting things done, die Pomodoro Technik, Zero Inbox – ich kenne sie alle, wirklich alle: Tipps zur Steigerung der Produktivität (genauso wie ich alle Möglichkeiten zum Prokrastinieren kenne 😉). Ich habe Trainings besucht, Bücher gelesen und immer wieder ausprobiert, wie ich effizienter und damit auch produktiver arbeiten kann. Ich verrate dir hier meine absoluten Top-Strategien, Methoden und Tools, die für mich funktionieren.

Eat the frog
In Wien wäre das Pendant ja „friss die Krot“, aber egal wie du es nennst, es geht darum, die Aufgabe gleich in der Früh zu erledigen, die du am allerwenigsten magst. Du hasst es, jemandem abzusagen oder den Dienstvertrag zu erstellen? Mach das als allererstes, dann hast du es hinter dir.

Priorisierung
Alles, was mit Bewerberinnen zu tun hat, also auf die Candidate Experience einzahlt, kommt zuerst. Neue Bewerbungen sichten, Termine koordinieren oder Rückmeldungen geben – damit solltest du als nächstes in den Tag starten. Am besten reservierst du dir dafür einfach täglich eine oder zwei Stunden.

Aufgaben bündeln
Erledige die Sichtung der Bewerbungen einmal am Tag gebündelt – optimalerweise jeden Arbeitstag gleich in der Früh (nachdem du die eine Aufgabe erledigt hast, die du am wenigsten magst). Schaffe dir Zeitblöcke, in denen du nur Termine für Kennenlerngespräche koordinierst, Texte für Stelleninserate formulierst oder Dienstverträge erstellst. Mach gleiche Aufgaben immer direkt hintereinander, so bist du schneller, dazu zählt auch die Beantwortung von E-Mails.

Fokuszeit
Ich erledige Aufgaben, die meine volle Konzentration benötigen (Blogbeiträge schreiben oder auch Recruitingkampagnen für Kundinnen erstellen zum Beispiel), in meiner Fokuszeit. Ich habe in der Früh und am Vormittag mehr Energie und bin dadurch konzentrierter und schneller als am Nachmittag (da erledige ich Telefonate, kümmere mich um Social Media oder erledige Routineaufgaben). In meiner Fokuszeit schalte ich das Handy auf lautlos, deaktiviere alle Benachrichtigungen am Desktop, versorge mich mit Kaffee und los geht’s. Zwei Tools helfen mir dabei: eggtimer – ich stelle die Zeit je nach Aufgabe meist auf 45 oder 90 Minuten – und meine Konzentrationsplaylist.

Planung
Ich gebe zu, bei diesem Punkt habe ich immer noch Optimierungsbedarf. Obwohl ich viele Jahre in projektorientierten Unternehmen gearbeitet habe, fällt es mir immer noch schwer, Pufferzeiten einzuplanen. Wenn dann Kolleginnen in der Tür stehen und sagen: „Kann ich dich mal was fragen?“, oder eine Bewerberin anruft, dann sind das vielleicht nur ein paar Minuten meiner Arbeitszeit – aber diese fehlen mir dann, denn sie waren anders verplant. Daher mein Rat (und ich gelobe Besserung): Pufferzeiten einplanen.

Kalender statt To-do-Liste
Diese Technik ist für mich relativ neu, bisher hatte ich immer elendslange To-do-Listen. Diese habe ich jetzt ersetzt durch Einträge in meinen Kalender. Denn was hilft es, zu wissen, was man zu tun hat, wenn man keine Zeit dafür hat? Deshalb habe ich mir einmal relativ lange Zeit genommen und meine unfassbar lange To-do-Liste in Kalendereinträge umgewandelt. So vergesse ich ganz sicher nichts und wenn ich an dem geplanten Tag doch nicht dazukomme (wie war das mit dem Puffer für Unvorhergesehenes?), dann schiebe ich den Eintrag auf einen anderen Tag.

Vorlagen
Gerade im Recruiting begegnen uns täglich sehr ähnliche Situationen und wir schicken dann – entweder über ein Tool oder über das Mailsystem – ähnliche Nachrichten an unsere Bewerberinnen oder auch an Führungskräfte. Ich habe mir immer, sobald ich eine Nachricht zum zweiten Mal verschickt habe, entsprechende Vorlagen angelegt. Diese ab und zu optimieren und fertig. Vermutlich eine der Möglichkeiten, die am meisten Zeit spart (und wenn du einmal so richtig gute Texte erstellst, helfen sie auch noch bei der Candidate Experience).

Kenne dein Tool
Du hast ein Bewerbungsmanagementsystem und nützt nicht alle Funktionen? Ich schwöre dir, es lohnt sich, das Tool so richtig zu kennen. Investiere einmal Zeit, vielleicht auch mit einer Vertreterin des Anbieters, und richte es optimal ein. Die meisten Systeme können viel mehr, als wir tagtäglich verwenden.

Kürzere Meetings
Mein letzter Tipp ist nicht nur für dich gedacht, sondern gleich für das gesamte HR-Team oder auch deine Führungskräfte: Macht doch eure Meetings mal im Stehen. Das ist gesünder und sie dauern dann erfahrungsgemäß wesentlich kürzer. Und ich kenne kein Gesetz, das besagt, dass Meetings immer 60 Minuten dauern müssen. Versucht doch, die Zeit einfach mal um 10 Minuten zu kürzen, wenn das klappt dann nochmal um 10.

Finde deine persönliche Strategien, um fokussiert zu arbeiten – damit Recruiting wieder einfach wird.

Herzliche Grüße
Claudia

PS: Nächste Woche teste ich Videorecruiting. Das möchtest du nicht verpassen? Werde jetzt gleich Recruiting-Insider und du erhältst einmal im Monat alle Beiträge (und mehr) gesammelt direkt in dein Postfach – damit Recruiting für dich wieder einfach wird.

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