Kurzarbeit, Home-Office, Produktionsstopps  das Coronavirus verlangt auch HR gerade so einiges ab. Gefragt sind nun Kompetenzen wie Kommunikationsfähigkeit und Krisenmanagement. Diese stehen leider bei den meisten Aus- und Weiterbildungen für Personalmanagement nicht auf der Agenda. Deshalb habe ich einen Leitfaden vorbereitet, der dich in den nächsten Tagen beim Kommunizieren tatkräftig unterstützt. Dieser Blogbeitrag ist Teil der Blogparade: Wie HR in der Corona-Krise Staat und Gesellschaft unterstützen kann, initiiert von Stefan Scheller, Persoblogger.

Dieser Leitfaden hilft dir in folgenden Situationen: 

  • Kommunikation mit Mitarbeiterinnen 
  • Kommunikation mit Bewerberinnen 
  • Kommunikation in Social Media 

und enthält zahlreiche allgemeine Kommunikationstipps inklusive Textvorlagen! 

Wenn du den Leitfaden lieber ausdrucken möchtest, kannst du ihn hier (kostenfrei und ohne Registrierung) downloaden. 

Eines vorweg: Du kannst derzeit nicht zu viel kommunizieren. Kommunikation hat immer ein Ziel, aktuell steht Information an oberster Stelle. In Krisenzeiten wird unser Bedürfnis nach Sicherheit massiv auf die Probe gestellt. Die richtigen Kommunikationsmaßnahmen können dazu beitragen, hier positiv einzuwirken.  

Kommunikation mit deinen Mitarbeiterinnen hat oberste Priorität.

Kommuniziere zumindest einmal täglich mit deinen Mitarbeiterinnen und nütze dazu alle verfügbaren Kanäle: Intranet, Slack, Teams, Mail, SMS oder auch WhatsApp. Vergewissere dich, dass alle Mitarbeiterinnen Zugang zu den relevanten Kanälen haben. Übermittle die Informationen überall, mehr hilft in diesem Fall mehr. 

Informiere in einfachen, klaren Worten über relevante Inhalte. Verwende positive oder neutrale Begriffe, vermeide Fachbegriffe oder unklare FormulierungenWas relevant ist, weißt du ganz schnell, wenn du dir einen Überblick über alle Fragen, die dir in den letzten Tagen gestellt worden sind, machst. Sag Danke  so oft es geht und vor allem ganz gezielt all jenen Mitarbeiterinnen, die mithelfen, die Systeme aufrechtzuerhalten. Auch allen, die nun unter geänderten Bedingungen weiterarbeiten, darfst du dafür einmal deinen Dank aussprechen. 

Es kann sein, dass du auch schlechte Nachrichten vermitteln musst. Mach das respektvoll, aber klar und transparent. Verweise auf Alternativen und schick auch eine Info aus, wenn du jetzt noch nicht genau weißt, wie es weitergeht. Das erspart dir zahlreiche Antworten auf einzelne Fragen.  

Erstelle am besten auch eine „Automatische Antwort, in der du direkt auf die drei meist gestellten Fragen antwortest und auf eine weitere Informationsquelle – wie zum Beispiel das Intranet verweist.  

Du wirst merken, dass trotz der besten Kommunikationsstrategie Fragen auftauchen. Lass die Antworten direkt in deine nächste Kommunikation einfließen. Beantworte trotzdem jede Frage deiner Mitarbeiterinnen. Natürlich kannst du auf bereits vorhandene Informationen (zum Beispiel im Intranet) hinweisen. Erstelle dir Vorlagen und verwende diese. Du kannst, wenn du das möchtest, auch ein kurzes Video aufnehmen und dies versenden. 

Vergiss nicht auf die Kommunikation mit Bewerberinnen. 

Nimm alle Jobinserate für Funktionen, die nicht unmittelbar jetzt besetzt werden müssen, offline. Auch alle, von denen du nicht weißt, ob sie künftig tatsächlich noch besetzt werden sollen. Maßnahmen wie Kurzarbeit und vor allem die Unsicherheit, ob man den Job behalten wird, führen dazu, dass die Anzahl der Bewerbungen zunehmen wirdDie Google Suchanfragen nach den Schlagwörtern „Bewerbung“ und „AMS Jobroom“ steigen bereits signifikant. Auch wenn du derzeit keine Kapazitäten hastum Bewerbungen zu bearbeiten, ist es besser, die Inserate dazu vorläufig offline zu nehmen. Vergiss nicht auf diverse Jobportale, Jobbörsen, Ads auf Social Media. 

Bitte informiere die Bewerberinnen schnellstmöglich, wenn Jobs nun nicht besetzt werden oder du schlicht und einfach nicht weißt, wie es weitergeht. Ich habe hier zwei Textvorlagen für dich, die du ganz einfach verwenden kannst (bitte adaptiere sie natürlich für dich): 

Liebe Bewerberin, 

danke für Ihre Geduld! Sie können sicher verstehen, dass wir an erster Stelle damit beschäftigt waren, Sicherheitsvorkehrungen für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu treffen. Aktuell ist es nicht vorhersehbar, wie sich die Situation entwickelt, deshalb kann ich Ihnen heute keine aussagekräftige Rückmeldung zu Ihrer Bewerbung geben. Sobald Klarheit herrscht, melde ich mich wieder bei Ihnen! 

In der Zwischenzeit wünsche ich Ihnen und Ihrer Familie vor allem eines: Gesundheit! 

Herzliche Grüße 

oder

Liebe Bewerberin, 

danke für Ihre Geduld! Sie können sicher verstehen, dass wir an erster Stelle damit beschäftigt waren, Sicherheitsvorkehrungen für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu treffen. Aufgrund der aktuellen Situation werden wir die Position, für die Sie sich beworben haben, vorläufig nicht besetzen. Es tut mir leid, dass ich gerade heute keine positiven Nachrichten für Sie habe. Hier finden Sie zahlreiche Jobmöglichkeiten von Unternehmen, die dringend Personal suchen: https://sofort.jobs.at/

Ich wünsche Ihnen und Ihrer Familie vor allem eines: Gesundheit! 

Herzliche Grüße 

Kommunikation in Social Media 

Wichtige Informationen, die sich sowohl an Mitarbeiterinnen, aber auch an Kundinnen richten, sind über die sozialen Medien optimal zu transportieren.  

Hier eine Textvorlage für einen Social Media-Beitrag hinsichtlich Aufnahmestopp: 

Wichtiger Hinweis für Jobsuchende
Aufgrund der aktuellen Situation haben wir die Aufnahme neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gestoppt. Wir informieren alle, die sich beworben haben, zeitnahe, wie es weitergeht. Hier finden Sie zahlreiche Jobmöglichkeiten von Unternehmen, die dringend Personal suchen: https://sofort.jobs.at/. Danke für Ihr Verständnis und #StaySafe! 

Du suchst gerade dringend Mitarbeiterinnen? 

Nütze dafür unbedingt Social Media! Mach es Jobsuchenden leicht, sich zu bewerben. Schalte möglichst alle Hürden wie Registrierung, das Ausfüllen von ewig langen Formularen etc. aus.  

Denk daran, dass der Großteil der Jobsuchenden nur über ein Smartphone verfügt. 

Nütze jetzt neben den sozialen Medien reichweitenstarke Plattformen wie sofort.jobs.at oder den AMS eJob-Room. 

Gestalte das Inserat so, dass die wichtigsten Informationen auf einen Blick sofort erkennbar sind:  

  • WAS wird gesucht und  
  • WO ist der Einsatzort (in Wien ist aktuell auch die PLZ relevant)! 

Halte dich an den Grundsatz: Progress is better then perfection! 

Ich werde diesen Leitfaden gegebenenfalls adaptieren und ergänzen. Es kann sein, dass du nun auf mehreren Kanälen davon erfährstNeben der Veröffentlichung im Blog versende ich ihn auch als Newsletter und als Information an meine Kundinnen, außerdem teile ich ihn über meine Social MediaProfile.  

Warum ich diesen Leitfaden erstellt habe, erklärt dieser Beitrag: 

Verwende auch du #TeamHRAustria – egal auf welcher Plattform und in welcher Gruppe – um schnelle Antworten auf deine Fragen zu erhalten. Teile dein Know-how und hilf mit, allen Personalverantwortlichen ihre Aufgabe zu erleichtern.  

Du bist nicht allein! Nütze unsere Facebook-Gruppe und/oder die XING-Gruppe und alle Social MediaPlattformen, auf denen du vertreten bist, mit dem #TeamHRAustria. 

Welche Frage(n) hast du aktuell, wo benötigst du Unterstützung? Wenn du nicht öffentlich posten möchtest, dann schreib mir einfach unter mail@claudialorber.at – ich kümmere mich darum! 

Teile bitte diesen Beitrag, damit möglichst viele HR-Verantwortliche vom Leitfaden profitieren können! Wenn du ihn lieber ausdrucken möchtest, kannst du ihn hier (kostenfrei und ohne Registrierung) downloaden. 

#StaySafe
Claudia 

PS: Ich werde meine Kanäle weiterhin nützen, um die HR-Community mit Tipps und Anleitungen zu unterstützen. Du willst informiert bleiben? Dann folge mir auf Facebook, Twitter und Instagram und du verpasst keinen meiner Beiträge.

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