Talent Relationship Management

Talent Relationship Management ist aktuell für die meisten Recruitingverantwortlichen eine der größten Herausforderungen. Wie kommt man in Kontakt, wie bleibt man in Kontakt und vor allem, wie managed man dann diese Kontakte? Suchmethoden und Tools sorgen dafür, dass wir relativ schnell Kontaktdaten finden können, die DSGVO sorgt dafür, dass wir diese nicht unendlich speichern und verwenden dürfen. Was also tun?

Lösungen bietet myVeeta. Das Unternehmen aus Österreich agiert dabei an zwei Fronten: Auf der einen Seite werden gezielt Menschen angesprochen, sich im Talentenetzwerk von myVeeta zu registrieren, auf der anderen Seite können Unternehmen mit myVeeta ihren Talentepool füllen und – aus meiner Sicht eine der wichtigsten Funktionen – mit diesen in Kontakt bleiben.

Ich habe Jan Pichler, Gründer und CEO von myVeeta getroffen und ihm ein paar Fragen gestellt. Er kommt ursprünglich aus der IT und dem Online Marketing und beschäftigt sich seit einigen Jahren mit Talent Relationship Management. Sein Ziel ist es, den langfristigen Kontakt zwischen Unternehmen und Talenten mithilfe moderner Technologien und Sozialer Netzwerk-Ansätze so einfach wie möglich zu machen.

Was ist myVeeta, worin unterscheidet es sich von einem Recruitingsystem?
myVeeta ist ein Online-Service, mit dem sich Unternehmen sehr einfach eine eigene Talent-Pipeline aufbauen können. So bleiben sie mit möglichen zukünftigen Mitarbeitern wie Praktikanten, Studenten oder abgesagten Bewerbern langfristig in Kontakt, und können ihnen so Jobangebote machen oder individuelle Informationen und Angeboten senden. Recruitingsysteme sind für Unternehmen eine unverzichtbare Unterstützung bei der Abwicklung von Bewerbungsprozessen. Aber den Kontakt mit interessanten Talenten halten, und mich mit ihnen auf Augenhöhe austauschen – z. B. über SMS oder WhatsApp – kann ich damit nur sehr begrenzt. Deswegen macht es viel Sinn, ein Recruitingsystem mit einem geeigneten Talent Relationship Management System – wie myVeeta – zu kombinieren.“

Wie kommen Talente in ein Talentenetzwerk?
„Jedes Unternehmen füllt sein Talentenetzwerk selbst. Die meisten unserer Kunden laden beispielsweise interessierte Schüler und Studenten, ehemalige Praktikanten und Mitarbeiter, abgesagte Bewerber sowie Besucher ihrer Karriere-Webseite in ihr Talentenetzwerk ein. Die Registrierung ist meist sehr einfach, deswegen melden sich viele dieser eingeladenen Talente auch wirklich an.“

Wie komme ich als Recruitingverantwortliche an diese Daten?
Die Talente in meinem Talentenetzwerk suche ich mit einer eigenen Online-Oberfläche, die von der Bedienung stark an eine Hotel- oder Flug-Suche erinnert. Trivago für Talente sozusagen. Damit findet man die gewünschten Talente üblicherweise sehr rasch, selbst in großen Talentenetzwerken. Diese Talente kann man dann direkt aus myVeeta kontaktieren, via WhatsApp, SMS oder E-Mail – je nachdem, welchen Kanal sich das jeweilige Talent ausgesucht hat. Mittlerweile möchten übrigens schon 68 % der Talente per WhatsApp oder SMS kontaktiert werden – Tendenz steigend!“

Übernimmt myVeeta die Kommunikation mit meinen Talenten?
Teilweise. Die inhaltliche Kommunikation mit den Talenten – sei es nun ein Jobangebot oder die Einladung zu einer Veranstaltung – kommt natürlich immer vom jeweiligen Unternehmen. myVeeta springt nur dann ein, wenn der Lebenslauf eines Talents zu veralten droht: Hat ein Talent seinen Lebenslauf länger nicht aktualisiert, erhält es eine kurze, persönliche Nachricht von myVeeta. Und kann sehr einfach – mit einem Klick direkt in der Nachricht – angeben, ob bzw. was sich an seinem Lebenslauf geändert hat. So sparen die Unternehmen viel Arbeit, denn die Lebensläufe in ihrem Talentenetzwerk bleiben immer aktuell, ohne dass sie selbst ihre Talente laufend dazu motivieren müssten.“

Ist myVeeta auch für ein internationales Talentenetzwerk geeignet?
Ja, momentan ist myVeeta durchgängig auf Deutsch und Englisch verfügbar, weitere Sprachen können bei Bedarf sehr einfach ergänzt werden. Internationales Talent Relationship Management wird übrigens immer wichtiger, weil schwierige Stellen immer öfter mit qualifizierten Arbeitskräften aus dem Ausland besetzt werden müssen.“

Was mir Jan noch verraten hat, ist das es schon Schnittstellen zu einigen Bewerbungsmanagement-Systemen gibt. Das ist für Recruitingverantwortliche sicher hilfreich. Wer ein Beispiel sehen möchte, wie man myVeeta einsetzen kann, hat hier die Möglichkeit dazu.
Meine Conclusio: Mit der richtigen Kommunikationsstrategie und dem Einsatz einer DSGVO-konformen Lösung kann Talent Relationship Management sehr gut funktionieren und im Recruiting unterstützen.

Von der Theorie in die Praxis
Für alle Interessierten veranstalten wir am 22. Mai um 10:00 Uhr ein gemeinsames Webinar, wo wir das Thema „Talent Sourcing“ beleuchten. Anmeldung ist ab nächster Woche direkt über myVeeta möglich, ich werde natürlich auf Facebook noch entsprechend informieren.
Wem das alles zu wenig ist und wer mehr darüber wissen möchte, wie Talent Relationship Management in der Praxis funktioniert, für den habe ich gemeinsam mit myVeeta einen Workshop designed:

Talent Relationship Management in der Praxis 
Von 09:00 bis 17:00 Uhr geht es am 12.06.2019 im Talentgarden (wo sonst) 😉 in Wien um folgende Inhalte: 

  • Wie definiere ich meine Zielgruppe? (Candidate Persona)
  • Wie erreiche ich meine Zielgruppe? (Touchpoint Analyse)
  • Wie kontaktiere ich meine Talente? (Sourcing & Co)
  • Wie bleibe ich mit meinem Talentepool in Kontakt? (Einsatz von myVeeta)

Interessierte melden sich einfach bei mir oder Julia von myVeeta.

Herzliche Grüße
Claudia

PS: Nächste Woche berichte ich über Möglichkeiten im Social Media-Recruiting abseits von Facebook & Co. Das möchten Sie nicht verpassen? Newsletter abonnieren, Social Media Recruiting-Insider werden und 1 x monatlich alle Beiträge (und mehr) gesammelt direkt ins Postfach erhalten; oder per RSS Feed und Social Media am Laufenden bleiben – damit Recruiting wieder einfach wird.

Sourcing Summit 2019 – meine 3 Learnings und Sourcing Challenge

Der Sourcing Summit ist der Place to be für alle, die bereits länger sourcen oder erst gestartet haben. Nirgendwo sonst nimmt man in zwei Tagen so viele Inputs, Tipps und Hacks mit, die man im Active Sourcing einsetzen kann. Zum 3. Mal hat der Sourcing Summit nun in Deutschland stattgefunden, ich war zum 2. Mal dabei, diesmal als Ambassador. Hier meine drei Learnings für alle, die nicht dabei sein konnten. 

Bevor ich meine Learnings weitergebe, kurz zum Summit als Veranstaltung: Bravo, Gratulation und meine Hochachtung an das Organisationsteam, allen voran Barbara Braehmer, die Sourcing Queen aus Deutschland und ihr Team und natürlich an Phil Tusing, der das Format 2011 in Australien etabliert hat und mittlerweile Sourcing Summits auf der ganzen Welt veranstaltet.

Ein besonderes Highlight war die Event-App Whova: Ich habe sie schon bei der Vorbereitung verwendet, nämlich zur eigenen Programmgestaltung, zum Netzwerken und sogar live bei der letzten Session, wo sich eine (aufgrund mehrerer Krankheitsfälle) sehr spontan zusammengestellte Gruppe der Diskussion Meinungsbild und Erfahrungsaustausch: Praktische Kombination von Sourcing mit Recruiting, Employer Branding und Talent Akquisition“ widmete. Moderator Jan Kirchner hat unsere Fragen direkt aus der App an die Diskussionsrunde weitergegeben. Großartig, dass die Sessions mit einem Farbcode hinterlegt waren und man nach Beginner Level und Advanced Level filtern konnte. Außerdem waren auch die Räume mit einem Farbcode versehen.

Alle Vorträge/Sessions wurden auch gefilmt und den Teilnehmerinnen zur Verfügung gestellt. Das ist super, denn natürlich gab es immer wieder Überschneidungen. So musste ich mich zwar vor Ort entscheiden, kann aber die anderen interessanten Sessions nachholen. Josef Kadlec vergleicht den Sourcing Summit mit Open Source, denn hier passiert Knowledge Sharing. Besser könnte ich das auch nicht ausdrücken. 😉 Klick um zu Tweeten

Meine wichtigsten Learnings vom Sourcing Summit 2019

  1. Sourcing darf nicht als gesonderte Funktion gesehen werden.
    Erfolgreiches Sourcing benötigt nicht nur Tools und Skills, es ist wichtig, dass alle Recruitingverantwortliche – also HR und Hiring Manager und im Idealfall eigentlich alle Mitarbeiterinnen – wissen, was unter Sourcing im jeweiligen Unternehmen verstanden wird und alle müssen das mittragenMindset Shift ist gefragt! 
  2.  Sourcing ist try and error.
    Ja, es gibt unzählige Tipps und Tricks, aber nicht immer funktioniert alles bei jedem. Es gibt rechtliche Grenzen (oder vielleicht Graubereiche), 😉 es gibt zielgruppenspezifische Unterschiede und es gibt Änderungen, mit denen wir leben müssen. So hat XING zum Beispiel die Boolsche Suche für Premium-Mitglieder abgeschafft (es gibt trotzdem noch Möglichkeiten, XING für Active Sourcing zu nutzen).  
  3. Tools einsetzen, die vielleicht gar nicht für Sourcing gedacht sind.
    Egal ob bei der Identifikation, in der Ansprache oder im Beziehungsmanagement: Am Markt sind sehr viele Tools, die unterstützen können. Ausprobieren und vertraut machen, entscheiden, womit man arbeiten kann und will, das gilt für alle Sourcer. 

Am Abend des 1. Tages gab es wieder eine Sourcing Challenge, an der ich gemeinsam mit vier anderen Sourcing-Expertinnen teilgenommen habe. Und was soll ich sagen, genau der Fall (drei waren gefragt), der uns einfach erschienen ist, den konnten wir nicht schnell genug lösen.

Für alle, die sich weiterführend mit Sourcing auseinandersetzen wollen, habe ich noch folgende Empfehlungen: 
Setzen Sie sich einmal wirklich mit dem Thema auseinander und hinterfragen Sie, ob Sourcing die richtige Maßnahme ist. Im nächsten Newsletter (Anfang Mai) für Social Media Recruiting-Insider gibt es eine ausführliche Zusammenfassung der lehrreichsten Vorträge mit einigen Praxistipps; wer den Newsletter noch nicht abonniert hat, sollte das am besten JETZT nachholen.

Außerdem hat Barbara Braehmer ein Buch auf den Markt gebracht, das heute erscheint: Praxiswissen Talent Sourcing: Effiziente Kombination von Active Sourcing, Recruiting und Talent Management (Haufe Fachbuch)*, davon verlose ich ein Exemplar an die Person, die jetzt auf den Geschmack gekommen ist und mir als erstes die Lösung der Sourcing Challenge schickt: 
Gesucht wird eine Person aus Österreich, die aktuell als Marketing Manager arbeitet und davor als HR Manger tätig war.
Wen suche ich? Link zur Person an mich schicken, wer mir als erstes die richtige Person nennt, dem schicke ich eine Ausgabe! 
Falls Sie wissen möchten, wie Sie Kandidatinnen mit Ihrer Ansprache ganz sicher vergraulen, dazu habe ich schon 2015 ein „Praxisbeispiel“ gebracht. 😉
Ich werde 2020 ganz sicher wieder beim Sourcing Summit dabei sein und ich hoffe, das sich noch ein paar mehr Teilnehmerinnen aus Österreich finden.

Herzliche Grüße
Claudia

PS: Demnächst erwartet Sie ein Interview mit Jan Pichler von myVeeta. Wenn Sie Fragen haben zum Thema Talent Relationship Management, dann lassen Sie es mich wissen! Den Blogbeitrag möchten Sie nicht verpassen? Newsletter abonnieren, Social Media Recruiting-Insider werden und 1 x monatlich alle Beiträge (und mehr) gesammelt direkt ins Postfach erhalten; oder per RSS Feed und Social Media am Laufenden bleiben – damit Recruiting wieder einfach wird.

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Active Sourcing – die richtige Recruiting Maßnahme?

Active Sourcing ist offenbar „in“. Meine Workshops beim ÖPWZ sind innerhalb kürzester Zeit ausverkauft und immer mehr Recruiterinnen wenden sich mit der Frage an mich: „sollen wir auch Active Sourcing betreiben“? Eine ausgezeichnete Frage, die – wie so oft – nicht ganz so einfach zu beantworten ist. Hier also zumindest eine erste Entscheidungshilfe.

Active Sourcing ist eine Maßnahme, die ergänzend – also on top – zu Recruitingmaßnahmen durchgeführt wird.
Active Sourcing besteht aus 3 unterschiedlichen Phasen:

  1. Suche und Identifizierung von Kandidatinnen und Kandidaten
  2. Ansprache und Kontaktaufnahme
  3. (Beziehungs-)management oder Candidate Relationship Management

Oft wird unter Active Sourcing allerdings „nur“ die Identifikation und Ansprache verstanden und ich werde in erster Linie darum gebeten, zu erklären „wo wir denn Kandidatinnen und Kandidaten finden“. Dies ist zu kurz gegriffen.

Ich habe schon vor einiger Zeit darüber geschrieben, wie Active Sourcing nicht funktioniert. Nachrichten auf XING oder LinkedIn senden und hoffen, das jemand antwortet ist nicht Active Sourcing. Im besten Fall ist das Direktansprache (und die leider oft schlecht gemacht).

Active Sourcing ist ein anderer Ansatz, es geht um Beziehungsmanagement. Active Sourcing ist (im Gegensatz zu Recruiting) proaktiv und hängt nicht von Headcounts ab. Active Sourcing ist ein kontinuierlicher Prozess. Active Sourcing… Klick um zu Tweeten

Es gibt zwei Varianten: selbst Active Sourcing Inhouse Kompetenz aufbauen und entsprechende Ressourcen zur Verfügung stellen oder auf den ersten Teil auslagern. Die Alternative ist es, mit entsprechend spezialisierten Personalberatungen, die ganz auf eine bestimmte Zielgruppe ausgerichtet sind, zusammen zu arbeiten und diese im Bedarfsfall zu beauftragen.

Vorab muss klar sein: Active Sourcing benötigt Ressourcen und zwar sowohl aus dem Fachbereich als auch aus HR. Jetzt aber zu den drei Phasen:

Suche und Identifizierung von Kandidatinnen und Kandidaten
Wie jedes Recruitingprojekt starten wir mit einer Zielgruppendefinition. Das kann mittels Candidate Persona oder ausführlichen und fundierten Briefinggesprächen sein. Im nächsten Schritt gilt es, geeignete Kanäle wie Plattformen, Konferenzen oder Medien zu definieren. Und dann beginnt die Suche. Dabei ist es wichtig, nicht nur Profile, die auf den ersten Blick gut und passend erscheinen zu beachten, sondern vor allem auch, die mit den „bunten“ oder nicht so aussagekräftigen Profilen. Dies hat erstens den Vorteil, dass sich nicht alle anderen auch auf diese Personen „stürzen“ und dass man so auch manches Juwel entdeckt. Dies erfordert durchaus verkäuferisches Geschick, da viele Führungskräfte (noch) nicht damit umgehen können, keinen oder nicht einen herkömmlichen CV zu erhalten.

Für die Recherche gibt es unterschiedliche Tools, vieles ist kostenfrei möglich, Google zum Beispiel ist ein tolles Tool. Ob sich ein Tool wie der XING Talentemaneger, LinkedIn Recruiter oder andere lohnen hängt davon ab, wie viel Budget man zur Verfügung hat und wie groß das Potential der Kandidatinnen ist. Zusätzlich würde ich in jedem Fall testen, wie gut ich mit dem Tool umgehen kann. Meist gibt es eine kostenfreie Testphase, die schadet ja nie 😉. Ich teste gerade AmazinHiring und werde dazu einen eigenen Blogbeitrag verfassen.
Für die erste Phase ist es daher notwendig, über gute Recherchefähigkeiten, digitale Kompetenz und ein wirklich gutes Verständnis über die Funktion zu verfügen.

Ansprache und Kontaktaufnahme
Für die Ansprache brauchen wir Kontaktdaten. Das kann direkt über eine Plattform sein oder via Mail oder telefonisch. Tools wie der XING Talentmanager sind dann notwendig, wenn ich eine sehr große Gruppe an potentiellen Kandidatinnen dort habe, dann komme ich mit den 20 Nachrichten, die ich mit einem Premium Profil pro Monat an Leute, die (noch) keine Kontakte sind senden darf sehr wahrscheinlich nicht aus.
Für die Ansprache sind somit sehr gute Kommunikationsfähigkeit, Empathie und auch Marketingkompetenz von Vorteil.

(Beziehungs-)management oder Candidate Relationship Management
Die größte Herausforderung ist aus meiner Sicht Phase Nummer drei. Das Management aller Kontakte. Im ersten Projekt wirkt das vielleicht noch gar nicht herausfordernd aber spätestens nach einer gewissen Zeit hat man Mühe, alle gefunden Profile nicht nur irgendwo abzuspeichern, sondern vor allem den Kontakt nicht zu verlieren. Dafür benötigt man sehr gute Projektmanagement Fähigkeiten, muss strukturiert vorgehen und über ein gutes Zeitmanagement verfügen.

Wann lohnt sich Active Sourcing nun Inhouse zu implementieren?
Active Sourcing lohnt sich weniger um ab und zu einzelne Positionen zu besetzen. Active Sourcing lohnt sich sobald Sie mehrmals über einen längeren Zeitraum hinweg idente oder sehr ähnliche Jobprofile zu besetzen haben. Berechnen Sie, wie hoch Ihre Kosten für etwaige Personalberater sind und wie hoch die Kosten der unbesetzten Stellen sind. Wenn dies zumindest in der Größenordnung einer (Teilzeit-) Active Sourcing Funktion sind, dann ist die Argumentationsbasis schon gegeben. Vergessen Sie nicht, dass auch Kosten für das eine oder andere Tool dazu kommen.

Ich hoffe, das hilft ein wenig, um eine erste Entscheidung treffen zu können. Lassen Sie mich doch wissen, ob Active Sourcing eine geeignete Recruitingmaßnahme für Ihr Unternehmen ist.

Herzliche Grüße
Claudia

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Sourcing Summit 2018 – meine Key Learnings

Sourcing Summit 2018 – meine Key Learnings

Den Sourcing Summit gibt es bereits seit 2011. Seither findet er nicht nur in Australien statt (von dort stammt der Gründer Phil Tusing), sondern weltweit. Da ich es 2017 nicht zum 1. Sourcing Summit in Deutschland nach Mainz geschafft habe, habe ich mir gleich nach Bekanntgabe des Termins für 2018 diesen im Kalender eingetragen und habe 2 Tage in München verbracht.
Mehr als 300 Personen aus der DACH-Region haben teilgenommen, davon nur eine kleine Anzahl aus Österreich (10 um genau zu sein). Das Speaker Line up war international besetzt, das Programm sehr dicht. Man hatte parallel jeweils die Auswahl aus drei Programmpunkten und das war wirklich schwierig, ich habe auf jeden Fall noch einiges verpasst. Die Agenda war vielfältig: Von den „Hindernissen semantischer Suchmaschinen“ über „Wie binde ich Manager in den Sourcing Prozess ein“ bis „Aufbau eines Sourcing-Teams in der Praxis“ und einer Sourcing Challenge – alles dabei! Mir (und einigen anderen) hat eine Abend Session und zwar das „Sourcing Lab“ sehr gut gefallen: ca. 100 Sourcer, die sich gegenseitig ihre Tipps und Tricks verraten, Fragen stellen und im direkten Austausch voneinander lernen!
Fotocollage vom Sourcing Summit 2018
Die Inhalte der Vorträge und Workshops, an denen ich teilgenommen habe, in einen Blogbeitrag zu packen ist schlichtweg unmöglich, aber ich habe hier meine Key Learnings zusammengefasst:
Den einen richtigen Active Sourcing-Weg gibt es nicht!
So unterschiedlich wie wir Menschen sind, so unterschiedlich sind die Active Sourcing Strategien, mit denen gearbeitet wird. Die einen schicken direkt eine Kontaktanfrage, die anderen lieber nur eine Nachricht. Eine schreibt kurz und knackig „das ist der Job – interessiert ja oder nein“ die andere möchte lieber einmal unverbindlich in Kontakt kommen. Die eine schickt niemals follow up Mails, die andere immer. Und das Schönste an der ganzen Sache: Alle sind erfolgreich! Jede auf ihre Weise, jede wie es ihr entspricht.
Active Sourcing hat viel mehr mit Persönlichkeit und Mindset zu tun als mit Tools.
Tools sind hilfreich und können uns Zeit ersparen, aber das Allerwichtigste ist unsere Persönlichkeit. Um erfolgreich zu sein, braucht es die richtige Einstellung und Emotion.
Tools es gibt unzählige am Markt.
Viele sind kostenfrei, manche kosten etwas, die meisten sind für die Identifikation von Profilen einsetzbar. Nicht alle sind DSGVO konform, daher am besten immer bei den Nutzungsvereinbarungen nachlesen. Wenn z.B. die Datenspeicherung unklar ist, dann ist meine klare Empfehlung: lieber Finger weg.
Die DSGVO bedeutet nicht das Ende von Active Sourcing!
Die DSGVO regelt, wie mit den Daten umgegangen wird, und hier gibt es keine Unterschiede zu Recruiting. Nach wie vor gelten die selben Regeln wo man ansprechen darf und wo nicht. XING, LinkedIn und andere Plattformen haben dies bereits berücksichtigt. Die Juristen sind nicht ganz einig, ob das tatsächlich ausreichend ist, ich bin hier zuversichtlich. Einer der Speaker hat gemeint: „I don’t care about GDPR“– dem würde ich mich nicht anschließen. 😉
Alle erfolgreichen Sourcer arbeiten mit Candidate Personas und verstehen das Business wirklich!
Die höchsten Response Raten und in weiterer Folge Einstellungen erzielen die Sourcer, die mit Candidate Personas arbeiten und/oder die Sourcer, die das Business wirklich gut kennen bzw. die Kolleginnen und Kollegen aus den Fachbereichen. HR ist in diesem Fall als Sourcer tätig, identifiziert passende Profile und die Führungskräfte sprechen an. Wer jetzt auch auf Candidate Personas setzen möchte (die helfen auch im Recruiting an sich oder für Employer Branding Maßnahmen nicht nur für Active Sourcing) hat in meinem Workshop am 26. Juni die Möglichkeit, die Methode auszuprobieren.
Die Recherche und Identifikation von Profilen ist nicht (mehr) die große Herausforderung.
Die Information ist da, wir können sie mit Hilfe von unterschiedlichen Tools relativ leicht finden. Schwieriger gestaltet sich das Beziehungsmanagement also das Managen der Talentpipe und die kontinuierliche Kommunikation mit potentiellen Mitarbeiterinnen.
Zusätzlich zu den Key Learnings habe ich jede Menge Ideen für künftige Blogbeiträge, Input für mein geplantes Whitepaper zu Active Sourcing und natürlich einige Sourcing Tricks für meine Kundinnen und Kunden mitgebracht! Nächstes Jahr plane ich mit einem „Austria Team“ am Hackathon teilzunehmen – wer kommt mit?
Herzliche Grüße
Claudia
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DSGVO als Vorteil im Recruiting und Employer Branding

In einem Monat ist es soweit, die EU-Datenschutz-Grundverordnung ist ab dem 25. Mai 2018 gültig. Bedeutet dies das Ende von Active Sourcing und Social Media-Recruiting? Was gilt es im Recruiting zu beachten? Ich habe hier den Versuch unternommen, die wichtigsten Infos kompakt darzustellen und komme zu der Erkenntnis, dass die DSGVO dafür sorgen kann, dass im Recruiting (endlich) sorgsam mit Bewerbungen umgegangen wird.
Personenbezogene Daten dürfen gem. Art. 6 DSGVO verarbeitet werden, wenn

  • die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat;
  • die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;
  • die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt;
  • die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;
  • die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
  • die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.

DSGVO und Recruiting
Welche für das Recruiting wesentlichen Rechte haben Bewerberinnen gemäß der neuen Gesetzgebung?

  • Die Datenübertragung muss über einen sicheren Kanal (SSL-Verbindung) laufen und es dürfen dabei keine Daten nach außen gelangen.
  • Die Bewerberinnen müssen am Beginn des Bewerbungsprozesses über die Art und den Zweck der Verarbeitung/Speicherung ihrer Daten klar informiert werden (Zweckbindung). Dies kann entweder über eine Eingangsbestätigung, in der die Datenschutzerklärung klar kommuniziert wird, oder über Onlinebewerbungsportale, bei denen aktiv und freiwillig eine Zustimmung zur Datenschutzerklärung gegeben werden kann, erfolgen.
  • Es dürfen nur jene Daten erhoben werden, die auch wirklich für den Bewerbungsprozess benötigt werden (Datenminimierung).
    Bewerberinnen haben zu jedem Zeitpunkt das Recht auf Löschung, Richtigstellung und Einsichtnahme/Auskunft ihrer Daten. Bewerberinnen können jederzeit alle Daten, die über die Person im Unternehmen gespeichert wurden, einfordern. Die Auskunft, Löschung oder Richtigstellung muss unverzüglich passieren, daher sollten Sie jederzeit wissen, wo sich die Daten Ihrer Bewerberinnen befinden.
  • Die Verarbeitung muss nach Rechtmäßigkeit, Treu und Glauben und Transparenz erfolgen. Die Daten müssen aktuell gehalten werden, die Beweislast liegt diesbezüglich beim Unternehmen.
    Daten dürfen nicht grundlos auf ewig gespeichert werden. Nach Ende des Bewerbungsprozesses müssen die Daten gelöscht werden, da der Zweck nicht mehr gegeben ist. Dabei ist allerdings zu beachten, dass nach dem Gleichbehandlungsgesetz ein Anspruch auf Schadensersatz durch die abgelehnte Bewerberin eingeklagt werden kann und dafür die Aufbewahrung der Unterlagen notwendig ist. Daher sollten die Daten (wie auch schon bisher) noch 3 bis 6 Monate nach Ende der Bewerbungsphase gespeichert werden.
  • Wenn Daten über diesen Zeitraum hinaus für mögliche weitere Positionen gespeichert werden sollen, dann muss eine Einwilligung der Bewerberin für diese längere und über den Zweck hinausgehende Speicherung erfolgen.
  • Die Bewerberinnen müssen über das automatisierte Verarbeiten von Daten (Profiling) in Kenntnis gesetzt werden.

DSGVO und Active Sourcing
Die DSGVO bedeutet nicht das Ende von Active Sourcing Aktivitäten, denn nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO ist die Datenverarbeitung zulässig „wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist und sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen“.
Bei Active Sourcing sind zwei berechtigte Interessen gewahrt:

  1. Das wirtschaftliche Interesse des Unternehmens, das ein berechtigtes Interesse hat, die ausgeschriebene Stelle mit den bestmöglichen Kandidatinnen zu besetzen.
  2. Die der potentiellen Kandidatin, die das berechtigte Interesse hat, die bestmöglichen Jobangebote zu bekommen. Durch die Anmeldung auf Berufsplattformen, wie XING und LinkedIn, zeigt die Kandidatin, dass sie solche Jobs angeboten bekommen möchte und von Unternehmen kontaktiert werden kann.

An der grundsätzlichen Zulässigkeit einer Verarbeitung von im Internet öffentlich gemachten Daten eines potentiellen Kandidaten zu Sourcing-Zwecken ändert sich also nichts gravierend. Auf Facebook & anderen privaten Sozialen Netzwerken, ist eine direkte Ansprache nicht erlaubt. Unternehmen, die Active Sourcing oder Direktansprachen betreiben, müssen darüber informieren, am besten über die Datenschutzerklärung auf ihrer Website. Außerdem sind die Nutzungsbedingungen der einzelnen Plattformen zu beachten.
DSGVO und Initiativbewerbungen
Daten von Bewerberinnen sollten nur für die ausgeschriebene Stelle gespeichert werden und darüber hinaus nur mit freiwilliger Einwilligung der Kandidatin. Initiativbewerbungen verfolgen einen anderen Zweck – es geht nicht um eine spezifische Stelle, hier sind deutlich längere Aufbewahrungsfristen (bis zu 3 Jahre) möglich. Daten von abgelehnten Bewerberinnen sollten ebenfalls bis 6 Monate nach der Absage gespeichert werden.
DSGVO und Eignungstests
Beim Einsatz von Eignungstests im Recruitingverfahren sind einige Punkte zu beachten, da man in diesem Fall hoch sensible personenbezogene Daten einer Person sammelt.
Zwischen dem Testanbieter und dem Unternehmen muss eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen werden. Damit wird ein Vertrag geschlossen, der die Rechte und Pflichten des Testanbieters und des Unternehmens in Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten regelt. Solche Vereinbarungen sind recht komplex, seriöse Anbieter sollten sich allerdings schon lange mit dem Thema Datenschutz auseinandersetzen und solche Vereinbarungen parat haben. Verlangt daher von eurem Testanbieter, euch die entsprechenden Dokumente zu zeigen und prüft, ob alle relevanten Bestandteile im Vertrag zu finden sind.
Beim Einsatz von Eignungstests ist außerdem wichtig auch die Kandidatinnen miteinzubeziehen. Es ist zu empfehlen, zu Beginn des Bewerbungsprozesses bei der allgemeinen Aufklärung über den Datenschutz bereits über den Einsatz eines Eignungstests zu informieren. Zusätzlich sollte die Datenschutzerklärung auch direkt im Rahmen der Testvorgabe integriert werden und noch einmal dezidiert über die Verarbeitung der Daten im Zuge des Tests informiert werden.
DSGVO und Personaldienstleistung
Auf was muss ich achten, wenn ich Personaldienstleister engagiere?
Wenn Sie einen Personaldienstleister beauftragen, geben Sie damit Daten an Dritte weiter bzw. erhalten Sie Daten von Dritten. Sie müssen also eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung zwischen Ihnen und dem Personaldienstleister abschließen. Achten Sie darauf (soweit möglich), dass der Personaldienstleister seriös und verantwortungsvoll mit den Daten der Kandidatinnen umgeht.
DSGVO und die Personalakte
Wird eine Bewerberin eignestellt, werden die Bewerbungsunterlagen in der Regel Teil der Personalakte. Die Daten dürfen aber nicht pauschal in die Akte wandern, sondern nur in dem Umfang, der erforderlich ist, um das Beschäftigungsverhältnis durchzuführen. Die restlichen Daten des Auswahlverfahrens sind – wieder unter Beachtung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) – zu löschen oder der Bewerberin zurückzugeben.
DSGVO und Profiling
Ein nochmals deutlich höheres Schutzniveau gilt für personenbezogene Daten, wenn diese benutzt werden, „um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen“.
Bei dem sogenannten Profiling, das in Art. 4 Nr. 4 DSGVO definiert ist, müssen die Betroffenen umfassend über die angestrebten Auswirkungen und die Tragweite des Verfahrens informiert werden. Zusätzlich müssen weitergehende Informationen, etwa zu den verwenden Analyse-Algorithmen bereitgestellt werden. Werden im Rahmen von Bewerbungsverfahren solche Daten zu Profiling-Zwecken erhoben, gelten künftig diese erweiterten Informationspflichten und es muss vor der Verarbeitung die Zustimmung eingeholt werden.
DSGVO und Social Media
IT-Anbieter wie Google und Facebook haben sich bereits auf die DSGVO in Europa vorbereitet und ihre Datenschutzrichtlinien angepasst. Für Unternehmen ist zu beachten, dass beispielsweise die Nutzung von Cloudlösungen eine Auftragsverarbeitung darstellt und dementsprechend eine Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und dem Auftragsverarbeiter vorliegen muss.
Bei der Verwendung von Whats-App und Co. sollten Unternehmen sich speziell mit dem Thema befassen, da es sich dabei um eine Datenweitergabe ins EU-Ausland handelt. Darauf muss spezifisch in den Datenschutzerklärungen hingewiesen werden.
Bei der Veröffentlichung von Fotos auf Sozialen Netzwerken, wie Facebook, müssen die abgebildeten Personen ihre Einwilligung für die Veröffentlichung geben.
Über die Einbindung von Social Media-Plug-Ins und Tracking-Tools, wie Google-Analytics, auf der Website müssen Sie als Unternehmen in Ihrer Datenschutzerklärung informieren.
DSGVO als Chance
Die DSGVO fordert Personalverantwortliche auf, verantwortungsvoller mit den Daten von Mitarbeiterinnen, aber eben auch Bewerberinnen umzugehen. Die leichtfertige Weitergabe von Daten von Bewerberinnen ist mit Eintreten der DSGVO illegal. Die Datenschutzgrundverordnung zwingt die Beteiligten, im Recruitingprozess sorgsam mit Daten umzugehen.
Wir können die DSGVO also nutzen, um eine notwendige Verschlankung von Prozesses und das Hinterfragen bestehender Abläufe voranzutreiben. Verstaubte Evidenzdatenbanken werden entrümpelt und damit wieder auf den aktuellsten Stand gebracht. Veraltete und nicht aktuelle Informationen nützen Ihnen im Recruiting ja ohnehin nichts. Ein weiterer wichtiger Vorteil der gesetzlichen Verschärfung ist, dass man sich aktiv mit dem Thema auseinandersetzen muss und damit einen Überblick bekommt, welche Daten man in seinem Unternehmen verarbeitet.
Für Unternehmen aber auch Personalberatungen ist es eine Chance, Prozesse transparent für die Kandidatinnen zu gestalten und damit das Vertrauen und Image ihres Unternehmens zu stärken. Das zahlt sich hinsichtlich Employer Branding sicher aus. In Zeiten von Fachkräftemangel & Co wird diese Transparenz von den Bewerberinnen eingefordert. Das Unternehmensimage nach schlechter Publicity auf Grund von Datenmissbrauch wieder geradezurücken bedeutet deutlich mehr Aufwand, als sich mit einer transparenten und vernünftigen Datenverarbeitung auseinanderzusetzen.
Also sehen wir die DSGVO nicht nur als lästige und arbeitsintensive (was sie ohne Zweifel ist) Plage sondern auch als Chance, uns positiv von unseren Mitbewerbern im Recruiting abzuheben und das indem wir schlicht und einfach das tun, wozu wir sowieso gesetzlich verpflichtet sind.
Dieser Blogbeitrag ist unter Mitwirkung von Michaela Stoiser, einer HR Einsteigerin, entstanden. Sicher ist sicher: wir haben recherchiert und die Informationen nach bestem Wissen und Gewissen aufbereitet, sind aber beide keine Juristinnen – daher alle Angaben ohne Gewähr ;-).
Herzliche Grüße
Claudia & Michaela
PS: Sie möchten keinen Blogbeitrag verpassen? Newsletter abonnieren, Social Media Recruiting-Insider werden und 1 x monatlich alle Beiträge (und mehr) gesammelt direkt ins Postfach erhalten; oder per RSS Feed oder Social Media am Laufenden bleiben – damit Recruiting wieder einfach wird.
Quellen:
https://diercks-digital-recht.de/category/eu-dsgvo/
https://www.erecruiter.net/2017/11/20/eu-dsgvo-recruiting/
https://personalmarketing2null.de/2018/01/dsgvo-recruiting-active-sourcing/
https://prescreen.io/de/dsgvo-und-recruiting-rechte-und-pflichten-fuer-recruiter-und-bewerber/
http://www.futureofwork.co.at/dsgvo-modernes-recruiting-wie-laesst-sich-das-vereinbaren/
https://prescreen.io/de/dsgvo-recruiting-fragen-antworten/
https://arbeitgeber.monster.de/hr/personal-tipps/personalmanagement/arbeitsrecht/datenschutz-umgang-mit-bewerberdaten.aspx
https://www.karriere.at/blog/datenschutz-grundverordnung.html
https://www.datenschutz-praxis.de/fachartikel/umgang-mit-bewerberdaten-datenschutzkonformes-e-recruiting/
https://www.haufe.de/compliance/recht-politik/auswirkung-der-datenschutzgrundverordnung-auf-personalrecruiting_230132_427484.html
https://hr-blog.prosoft.net/eu-datenschutz-grundverordnung-eu-dsgvo/
https://blog.recrutainment.de/2018/01/31/datenschutz-was-bedeutet-die-dsgvo-fuer-den-einsatz-von-online-auswahltests-im-recruiting/
https://arbeitgeber.careerbuilder.de/blog/dsgvo-datenschutzerklaerung-recruiting-active-sourcing
https://www.facebook.com/business/gdpr
https://privacy.google.com/intl/de/
https://derstandard.at/2000072014541/Neue-Datenschutzgrundverordnung-Vorteile-fuer-Bewerber
https://www.compliance-manager.net/fachartikel/die-eu-dsgvo-als-chance-nutzen-789518152
https://www.wko.at/service/unternehmensfuehrung-finanzierung-foerderungen/eu-dsgvo-soziale-netzwerke-faq.html

Social Media-Recruiting und Active Sourcing-Tools

So können Software und Cloud-Tools Sie im Social Media Recruiting unterstützen.
Gastbeitrag von trusted.de
Recruiting über facebook und Co. ist immer noch größtenteils Handarbeit. Das ist auch ganz gut so! Anders als bei automatisierten Prozessen (beispielsweise im Bewerbermanagement) wie One-Click-Bewerbungen, automatische Matchings und Vorauswahlen, und so weiter, ist das Active Sourcing per Social Media dem klassischen Head-Hunting noch am nähesten: Der jeweilige Recruiter begibt sich in die Weiten der sozialen Netzwerke, durchforstet Profile, gleicht Anforderungen ab und stellt gegebenenfalls direkt einen persönlichen Erstkontakt her. Das Ziel: Den idealen Kandidaten für eine offene Vakanz zu finden und diesen proaktiv und schnell im Unternehmen zu integrieren.
Das Konzept ist schnell verstanden. Zudem ist es kostengünstig. Es kostet allerdings viel Zeit und erfordert ein geschultes Auge und eine gehörige Portion Fingerspitzengefühl, auf den (größtenteils) für den privaten Gebrauch vorgesehenen Netzwerken, einen passenden Kandidaten zu finden und ihn zu kontaktieren. Viele Unternehmen wagen sich überhaupt nicht erst an das Thema Social Recruiting heran, sondern beauftragen eine Agentur, um eine passende Kampagne zu entwerfen.
Andere verlassen sich auf die Unterstützung von Tools und Software, um ihre Recruiting-Prozesse zu koordinieren. Einige der nützlichsten Tools für Social Media Recruiting und Active Sourcing (und den einen oder anderen Geheimtipp) finden Sie im Anschluss.
Social Media Suchmaschinen: Gezielt die passenden Kandidaten finden
Natürlich bieten facebook, XING, LinkedIn und Co. auch jeweils eigene Suchmaschinen, um nach Personen, Unternehmen und Seiten zu suchen. Doch der Umgang damit ist ein wenig tricky – auch aufgrund eingeschränkter Filter- und Sortiermöglichkeiten. Recruiter, die wirklich auf der Suche nach den besten Talenten sind, müssen sich hier oft lange durchklicken, bis sie einen geeigneten Kandidaten gefunden haben. Dabei geht viel Zeit verloren, die man auch anderweitig hätte nutzen können – beispielsweise für die Kommunikation und Interaktion mit den jeweiligen Bewerbern.
Spezielle Suchmaschinen für das Social Media Recruiting versprechen Abhilfe. Sie durchforsten die Sozialen Netzwerke anhand selbst gewählter Filter nach passiv suchenden Kandidaten. Der Vorteil: Als Recruiter erhalten Sie einen Gesamteindruck der gefundenen Person, die auf seinem “sozialen Fußabdruck” basiert. Denn anstatt nur ein einziges Netzwerk zu durchsuchen, nehmen sich diese Tools gleich mehrere vor. So haben Sie alle wichtigen Informationen aus den verschiedenen Quellen auf einen Blick und können direkt in das Gespräch starten. Entsprechende Tools sind beispielsweise das US-amerikanische Startup TalentBin oder Sourcing.io. Hier finden Sie vor allem Spezialkräfte wie Entwickler und andere IT-Profis.
Netzwerke und Empfehlungsplattformen: Authentischer Erstkontakt statt Recruiter-Generve
Gerade facebook ist für das Social Media Recruiting ein zweischneidiges Schwert. Einerseits ist es das größt Soziale Netzwerk der Welt – mit aktuell 2,1 Milliarden aktiven Nutzern – andererseits ist es kein ausgeschriebenes Berufsnetzwerk wie XING oder LinkedIn. Das bedeutet: Wer sich hier herumtreibt, sucht nicht zwangsläufig nach einem Job und könnte sogar genervt oder sogar erbost reagieren, wenn er aus heiterem Himmel von einem Recruiter auf diesem Kanal kontaktiert wird. Anders verhält es sich, wenn der Kontakt von einem guten Bekannten kommt. Stichwort: Empfehlungen. Schau mal hier, ich denke, das könnte ein guter Job für dich sein!
Auf dieses Konzept bauen Tools wie das aus der Schweiz stammende Silp. Dieses baut quasi ein Netzwerk zweiten Grades auf und durchforstet die facebook-Bekanntschaften seiner Nutzer nach passenden Profilen. So sehen Arbeitgeber und Recruiter, welche Bekannten der Mitarbeiter auf die jeweilige Stelle passen könnten – oder anhand ihres Profils möglicherweise jemanden kennen, der passen könnte. Auf diese Weise entsteht ein abgetrenntes Berufsnetzwerk innerhalb von facebook. Der Clou: Bei Silp registrierte Nutzer verlassen facebook nicht, haben aber bereits ihr Interessen an spannenden Job-Angeboten bestätigt, indem sie dem Netzwerk beigetreten sind.
Ein anderes interessantes Konzept kommt aus Deutschland und nennt sich Talentry. Die Empfehlungsplattform hält Ihre Mitarbeiter darüber auf dem Laufenden, welche Vakanzen im Moment offen sind und durchsucht gleichzeitig deren facebook-Kontakte nach möglichen passenden Kandidaten. Der nächste Schritt: Mitarbeiter werben Mitarbeiter – und das ohne die Gefahr, einen Bewerber mit allzu forschem Active Sourcing zu verprellen.
Analyse: Wer, was, wo und wie?
Eine der wichtigsten Aufgaben von Social Recruitern ist die Analyse des eigenen Social-Media-Auftritts. Wenn Sie nicht wissen, wie viel Reichweite Sie erzeugen, wer mit Ihrem Social Media interagiert und wie Ihr Unternehmen im digitalen Raum wahrgenommen wird, erschwert das den Erstkontakt, denn: Ihre Arbeitgebermarke ist in Hinsicht auf Social Media Recruiting ein wesentlicher Punkt! Ist Ihr Unternehmen zu unbekannt, wird von der falschen Zielgruppe wahrgenommen oder steht online sogar in der Kritik, fällt es Recruitern schwer, effektiv Active Sourcing zu betreiben. Und gerade, wenn Sie nicht nur aktiv nach Kandidaten suchen, sondern auf facebook, LinkedIn oder XING auch Stellenanzeigen schalten, brauchen Sie Insights über die Wirksamkeit Ihrer Kampagnen.
Zu diesem Zweck gibt es Tools wie Social Mention, Sprout Social, Hootsuite oder das gute alte Google Analytics. Mit diesen Tools messen Sie Ihre Reichweite und Ihren Traffic, behalten Erwähnungen Ihrer Marke im Blick und planen teilweise auch den Content, den Sie auf Sozialen Medien veröffentlichen. Der tiefere Sinn dahinter: Sie werden in die Lage versetzt, Ihre Bemühungen auf Sozialen Netzwerken zu optimieren und Ihre Zielgruppe genauer zu bestimmen, was wiederum dem Active Sourcing in die Hände spielt.
Bewerbermanagement: Wo landen die gefundenen Kandidaten?
Last but not least gehört zu jeder Art von Recruiting auch immer das passende Backend. Recruiting- oder Bewerbermanagement-Tools sind eine Art Auffangbecken für alle eingehenden Bewerbungen – ob sie nun aus dem Active Sourcing oder von Sozialen Netzwerken stammen, oder klassisch per Stellenausschreibung gewonnen wurden. Gleichzeitig erleichtert Ihnen der Einsatz eines solchen Tools die Kommunikation mit Ihren Bewerbern und Kandidaten. Kommunikations-Historien und frei definierbare Status-Tags helfen Ihnen dabei, Ihren Bewerber- und Kandidatenpool übersichtlich und sauber zu halten.
So haben Ihre Recruiter immer alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort. Sie können sehen, aus welchem Kanal der Bewerber stammt (zum Beispiel facebook, LinkedIn, etc.), wie der bisherige Kontakt verlief und in welchem Stadium der Bewerbung er sich befindet. Für Recruiter und Active Sourcer ist das ein nützliches Hilfsmittel, um die Kommunikation auch über den Erstkontakt hinaus persönlich zu halten und die Candidate Experience hoch zu halten.
Bewerbermanagement-Systeme gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Einen Vergleich der Top-Software am deutschen Markt liefert beispielsweise die Vergleichsplattform trusted.de.
Fazit
Active Sourcing im Besonderen und Social Media Recruiting im Allgemeinen kann ein großer Aufwand sein. Das Durchforsten der einzelnen Netzwerke ist oft mühselig und führt nicht immer zum gewünschten Ergebnis und auch die Kontaktaufnahme kann schnell nach hinten losgehen. Gerade deswegen kann es von entscheidendem Vorteil sein, Ihrem Recruiter die Arbeit – wo sie ihm schon nicht abgenommen werden kann – zu erleichtern. Die hier vorgestellten Tools unterstützen Sie dabei.
Wenn Sie jetzt Interesse bekommen haben, etwas mehr in die Welt von Active Sourcing und Social Media-Recruiting einzutauchen, kommen Sie zu meinen Kurz-Workshops. Da gehen wir der Frage nach, ob das auch für Ihr Unternehmen eine geeignete Recruiting-Maßnahme sein kann.
Herzliche Grüße
Claudia

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